Sjabloon voor notulen van vergaderingen: gratis Word-downloads en voorbeelden

Dezelfde bestanden kunnen ook als sjabloon voor vergaderingsnotulen worden gebruikt. De onderstaande secties leggen uit wat het verschil is tussen notulen en verslagen, zodat u kunt kiezen voordat u downloadt. U kunt dit document ook tegenkomen onder de naam sjabloon voor notulen van een vergadering of MoM-sjabloon. Het is hetzelfde. Als u liever helemaal geen notulen met de hand maakt, ga direct naar hoe Comu zet een opname om in een afgewerkte notitie., Zonder te typen en zonder sjabloon in te vullen.

Gratis sjabloon voor notulen van vergaderingen (Word-downloads)

Elk bestand bestaat uit twee pagina's. Pagina één is blanco. Pagina twee is hetzelfde sjabloon, maar dan ingevuld met verzonnen gegevens, zodat u kunt zien hoeveel u moet schrijven. Eerst de vergadering plannen? Onze sjabloon voor een vergaderagenda Op deze pagina vindt u vijf gratis Word-bestanden voor de agenda die aan de notulen voorafgaat.

Alle zes tabellen zijn gewone Word-tabellen zonder macro's. Wijzig de kopteksten, verwijder de rijen die u niet nodig hebt en sla uw eigen kopie op. Als u liever een spreadsheet gebruikt, plakt u de tabel met actiepunten in Excel.cel of Google Sheets, since Het is een eenvoudige tabel met drie kolommen. Word-bestanden zijn het enige bestandsformaat dat we aanbieden. Weinig tijd? Laat een opname de notulen voor u vastleggen..

Notulen van een vergadering versus vergaderingsnotities

Notulen van een vergadering zijn het officiële verslag van wat een groep heeft besloten. Aantekeningen van een vergadering zijn je eigen werkverslag van wat er is besproken. Notulen worden geschreven voor mensen die er niet bij waren en voor het archief. Aantekeningen worden geschreven voor jezelf of je team.

Als er tijdens een vergadering moties worden aangenomen of als iemand later een besluit moet onderbouwen, schrijf dan notulen. Als je alleen hoeft te onthouden wat er is gezegd en wie wat verschuldigd is, schrijf dan aantekeningen. Het sjabloon voor bestuursvergaderingen is ontworpen voor notulen. De andere vijf sjablonen zijn meer geschikt voor aantekeningen, hoewel alle zes op beide manieren gebruikt kunnen worden.

Format van de notulen: wat moet erin staan?

Volgens de regels van Robert's Rules of Order leggen notulen vast wat er is gedaan, niet wat er is gezegd. De handleiding voor het opstellen van notulen van de stadsadvocaat van Madison verwoordt het als volgt: "Kortheid is de essentie van goede notulen. Notulen moeten weergeven wat er tijdens de vergadering is gedaan, niet wat er is gezegd."

In dezelfde handleiding staat ook vermeld wat een volledig verslag bevat:

1. Het type vergadering: regulier, speciaal of verdaagd.
2. De naam van de groep
3. De datum, tijd en plaatsce
4. De stoel
5. Of de vorige notulen zijn goedgekeurd
6. Elke hoofdmotie, inclusief amendementen, en de stemming daarover.
7. Secundaire bewegingen en wat ermee gebeurde
8. Rapporten en wat ermee is gebeurd
9. Ordepunten en beroepen
10. Het tijdstip waarop de vergadering eindigde

Veel organisaties voegen begeleiders toece en de namen van de personen die elke motie hebben ingediend en ondersteund. De Madison-handleiding vraagt ​​om beide, samen met de stemmethode en een vermelding dat er een quorum aanwezig was. Wikipedia's artikel over notulen beschrijft dezelfde kern: het lichaam dat samenkwam, de plaatsce, de datum, wie er aanwezig was, en elke formele motie, ongeacht of deze al dan niet is aangenomen.

Voor een teamvergadering waar niet gestemd wordt, volstaat een kortere versie: wie was aanwezig, wat is er besloten en wie wat moet doen en wanneer. Dat is wat het algemene sjabloon omvat.

Een eenvoudig format voor vergaderingsnotulen dat u kunt kopiëren.

Als je de opmaak wilt zonder iets te downloaden, kopieer dan deze lay-out naar een willekeurig document:

1. Koptekst: groepsnaam, vergadertype, datum, tijd en plaatsce
2. Bediendece: wie was aanwezig, wie was afwezig en wie zat de vergadering voor
3. Vorige minuten: goedgekeurd, goedgekeurd met wijzigingen of uitgesteld
4. Artikelen: één regel per agendapunt met het genomen besluit.
5. Moties: de exacte bewoordingen, wie het voorstel indiende en ondersteunde, en de stemming
6. Actiepunten: wat, wie en tegen wanneer
7. Dichtbij: de datum van de volgende vergadering en het tijdstip waarop de vergadering eindigde.
8. Afsluiting: wie de notulen heeft opgesteld en de datum waarop ze zijn goedgekeurd.

Het sjabloon voor bestuursvergaderingen volgt een vergelijkbare volgorde en voegt een sectie voor rapporten toe. Het algemene sjabloon laat moties en goedkeuringen weg.

Sjabloon voor notulen van bestuursvergaderingen: quorum, moties en stemmingen

Een vergadering die stemt, heeft meer nodig dan alleen een lijst met beslissingen. Het sjabloon voor de vergadering voegt velden toe voor de punten waar de Madison-handleiding om vraagt: of er een quorum aanwezig was, de formulering van elke motie, wie de motie indiende en ondersteunde, het aantal stemmen voor, tegen en onthoudingen, en de uitslag. Het bevat ook een regel voor gemelde belangenconflicten, een regel voor de secretaris die de notulen heeft opgesteld en een regel voor de datum waarop de notulen zijn goedgekeurd.

Houd de formulering van de motie exact over zoals deze is aangenomen. Laat het debat dat eraan voorafging weg. Als een motie wordt verworpen, registreer dit dan ook: Wikipedia merkt op dat wanneer een formele motie wordt ingediend en ondersteund, dit wordt geregistreerd, ongeacht of deze wordt aangenomen of niet.

Samenvatting van de vergadering versus notulen van de vergadering

Een vergaderingssamenvatting is een korte terugblik, die meestal direct na de vergadering wordt verstuurd naar zowel de aanwezigen als de afwezigen. Het bevat een paar regels met de genomen beslissingen en de vervolgstappen. Het laat de namen van de aanwezigen weg.ce, moties en formele goedkeuring. De notulen vormen het verslag. De samenvatting is de boodschap.

Een eenvoudig sjabloon voor een vergaderingssamenvatting bestaat uit vier onderdelen: het doel van de vergadering, wat er is besloten, actiepunten met verantwoordelijken en data, en de volgende vergadering. De onderdelen 'Punten' en 'Actiepunten' in het algemene sjabloon bevatten de middelste twee delen, zodat u deze in een e-mail kunt plakken, één regel kunt toevoegen over het doel en de datum van de volgende vergadering, en het geheel als samenvatting kunt versturen. Als u de notulen al hebt, is de samenvatting gewoon een kortere versie daarvan.

Welk sjabloon voor vergaderingsnotulen of -verslagen moet je gebruiken?

Hoe schrijf je notulen van een vergadering in vijf stappen?

1. Bereid je voor op de vergadering. Kopieer de sjabloon, vul de titel, datum en verwachte deelnemers in en plak de agendapunten erin. De agenda vormt de basis voor de notulen.
2. Aanwezigheidsregistratiece Eerst. Noteer wie aanwezig en afwezig is. Voor een groep die stemt, noteer of er een quorum aanwezig is.
3. Leg beslissingen vast, niet gesprekken. Beschrijf in één zin wat er is afgesproken.ce Per item. Laat weg wie wat gezegd heeft, tenzij de groep het schriftelijk wil vastleggen.
4. Vermeld de actiepunten met een verantwoordelijke en een datum. Een actie zonder verantwoordelijke wordt meestal niet uitgevoerd. Lees de lijst hardop voor het einde van de vergadering. Als u deze liever niet handmatig bijhoudt, Kijk hoe een opname dat voor je doet..
5. Stuur ze snel in en zorg dat ze worden goedgekeurd. Stuur het concept binnen een dag of twee op, zodat iedereen de vergadering nog goed kan herinneren, en vraag de aanwezigen alleen te reageren als er iets niet klopt. Formele groepen keuren de notulen goed tijdens de volgende vergadering, en die goedkeuring wordt opgenomen in het verslag van die vergadering.

Veelvoorkomende fouten in notulen van vergaderingen

• De discussie beschrijven in plaats van de beslissing. De notulen worden lang en niemand leest ze.
• Een actiepunt achterlaten zonder eigenaar of datum. Het lijkt toegewezen, maar het behoort aan niemand.
• Ik wacht een week voordat ik ze verstuur. Herinneringen vervagen en mensen stoppen met controleren.
• Het vastleggen van meningen of zijdelingse opmerkingen. Houd de notulen neutraal en laat weg wie wat gezegd heeft, tenzij de groep het op papier wil hebben staan.
• Een motie herformuleren. Noteer in een stemgroep de woorden die zijn aangenomen.

Hoe maak je aantekeningen tijdens een vergadering?

Notities hoeven minder gestructureerd te zijn dan notulen, maar dezelfde paar gewoontes zijn wel nuttig.

• Noteer eerst de beslissingen en taken. Al het overige is optioneel.
• Noteer de actiepunten zodra je ze hoort. Een sterretje of "TODO" naast de regel bespaart je later een zoekopdracht.
• Noteer de reden voor een beslissing. Over een maand is "we kozen voor optie B" minder nuttig dan "we kozen voor optie B omdat optie A een leverancier vereist waarmee we pas in mei kunnen beginnen.""
• Noteer de vragen die nog openstaan. Ze worden het eerste agendapunt van de volgende vergadering.
• Gebruik steeds dezelfde lay-out. Kies een sjabloon voor de notulen van de vergadering dat bij de vergadering past. De bovenstaande sjablonen bieden er een voor elk type vergadering.

Voorbeelden van notulen van vergaderingen

De tweede pagina van elk sjabloon bevat een uitgewerkt voorbeeld. Dit zijn de drie meest nuttige voorbeelden om als eerste te bekijken.

Algemene notulen. Een synchronisatieverslag van een productlancering met vier personen. Het document registreert de datum en tijd, wie aanwezig was, het besluit om op 9 april te lanceren, en twee actiepunten met verantwoordelijken en deadlines. Het past op één pagina.

Notulen van de raad van bestuur. Een reguliere vergadering van een vereniging voor volkstuintjes. Hierin staat vermeld dat vier van de vijf bestuursleden aanwezig waren en dat er een quorum was, de exacte formulering van een motie om tot $1.800 uit te geven, wie de motie indiende en ondersteunde, de stemming (4 tegen 0) en het tijdstip waarop de vergadering eindigde.

Aantekeningen van de klant. Een eerste gesprek met een tandartspraktijk. Hierin worden de behoeften van de cliënt, de gepresenteerde informatie, één open vraag en een wederzijdse toezegging met een deadline vastgelegd.

In eenvoudige tekst ziet de kern van het algemene voorbeeld er als volgt uit:

De actiepunten zijn het afronden van de hulp. ceom artikelen in te voegen (Priya Nair, 3 april) en om de koerierafhaling te bevestigen (Leo Brandt, 1 april). De vergadering werd om 10:45 uur geschorst.

Alle namen, bedrijven en getallen in de voorbeelden zijn verzonnen.

Maak van een geluidsopname een notulen van een vergadering zonder te typen.

Het notuleren met de hand betekent luisteren en typen tegelijk.ceEn een snel gesprek is lastig bij te houden. Door de vergadering op te nemen, kun je de notities achteraf in een transcript bekijken, zonder dat je iets handmatig hoeft in te vullen. Lees eerst hoe je een Google Meet- of Teams-vergadering kunt opnemen. Hoe je vergaderingen in Google Meet en Teams kunt opnemen.

Neem alleen op met toestemming. Vertel de andere persoon dat je opneemt. De wetgeving rondom het opnemen van gesprekken verschilt per land en je bent zelf verantwoordelijk voor de naleving ervan. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.ce.

Hieronder ziet u hoe een opname aan het sjabloon wordt gekoppeld:

Comu Het elimineert de handmatige stap. De ingebouwde samenvattingssjablonen volgen al deze vergaderstructuren: wie was aanwezig, wat is er besloten en wie verantwoordelijk is voor elk actiepunt.Leg de vergadering vast met een Comu De app neemt de notulen op, transcribeert ze live, benoemt de sprekers en zet de opname om in een kant-en-klare notitie in de sjabloon van je keuze. Je hoeft de notulen niet zelf te typen of de sjabloon te maken. Actions haalt elke taak eruit met de bijbehorende eigenaar en deadline, en je kunt de samenvatting bewerken voordat je deze deelt. Er zijn meer dan 30 ingebouwde sjablonen en je kunt er zoveel zelf maken als je wilt. Dit alles is inbegrepen in het gratis abonnement dat bij de app wordt geleverd.ceExporteer de samenvatting en de actiepunten als TXT, Markdown, Word of PDF. Ongeacht het gebruikte programma...ceLees het dus door voordat je het verstuurt. Door AI gegenereerde resultaten zijn bedoeld als hulpmiddel en moeten mogelijk worden nagekeken en aangepast voordat je ze definitief gebruikt.

Comu Note Pro Dat is de dunste, met een dikte van 3,1 mm. Comu Action Pro Het apparaat heeft zes microfoons en een bereik van ongeveer 7 meter voor binnenopnames. Lees onze uitgebreidere specificaties voor meer informatie. handleiding voor de functies die bij de levering horen Comu.

Veelgestelde vragen over notulen en aantekeningen van vergaderingen

Wat is het verschil?ce Wat is het verschil tussen notulen en aantekeningen van een vergadering?

Notulen zijn de formele vastlegging van wat een groep heeft besloten en gedaan, meestal goedgekeurd tijdens de volgende vergadering. Notities zijn een informele weergave van wat er is besproken, bedoeld voor eigen gebruik of dat van het team. In notulen worden meningen en discussies weggelaten. Notities kunnen alles bevatten wat je helpt om dingen te onthouden.

Hoe maak je notulen van een vergadering?

Begin met een sjabloon. Noteer de datum, plaatsceen wie er aanwezig waren. Beschrijf voor elk item de beslissing in één zin.ceVermeld de actiepunten met een verantwoordelijke en een deadline. Noteer wanneer de vergadering is afgelopen. Verstuur het concept zo snel mogelijk daarna en laat het goedkeuren tijdens de volgende vergadering als uw groep dat vereist.

Wie is verantwoordelijk voor het notuleren van de vergadering?

Meestal is dat een secretaris, die door de groep wordt aangesteld of informeel wordt aangewezen. Wikipedia vermeldt dat notulen kunnen worden gemaakt door een typist of stenograaf, door een aangestelde of informele secretaris die aantekeningen maakt, of aan de hand van een audio- of video-opname. Spreek bij een kleine teamvergadering van tevoren af ​​wie de notulen schrijft, zodat het niet aan degene die het dichtst bij de laptop zit wordt overgelaten.

Wat moet er in de notulen van een vergadering staan?

De naam van de groep, de datum, tijd en plaatsceWie er aanwezig was, de voorzitter, of de notulen zijn goedgekeurd, elke motie en de uitkomst ervan, rapporten, actiepunten en het tijdstip waarop de vergadering eindigde. Bij een vergadering zonder stemming kan dit worden ingekort tot aanwezigen, beslissingen en actiepunten.

Hoe lang moeten de notulen van een vergadering zijn?

Zo kort als de vergadering toelaat. Er is geen vaste lengte. Een korte teamvergadering heeft misschien een halve pagina nodig, en een lange formele vergadering meerdere pagina's. Als uw notulen langer zijn dan de vergadering waard was, legt u waarschijnlijk de discussie vast in plaats van de beslissingen.

Kan ik deze sjablonen gebruiken in Google Docs?

Ja. Upload het Word-bestand naar Google Drive, klik er met de rechtermuisknop op en open het met Google Docs. Controleer de tabelindeling nadat je het hebt geopend.ce In documenten kunt u de kolombreedte aanpassen. Als u een gedeelde kopie wilt, gaat u naar Bestand en vervolgens naar Een kopie maken, zodat het origineel leeg blijft voor de volgende vergadering.

Kan ChatGPT of een andere AI notulen van vergaderingen schrijven?

Een AI-tool kan notulen opstellen op basis van een transcript of een geluidsopname, en dat is sneller dan ze zelf te typen. Het kan echter ook voorkomen dat namen, nummers of de formulering van een motie onjuist zijn. Lees het concept daarom altijd na en vergelijk het met de geluidsopname voordat u het verstuurt. Laat een door een AI-tool opgestelde versie nooit als officieel stemverslag gelden zonder deze eerst te controleren.

Zijn notulen van vergaderingen rechtsgeldig?

Notulen worden doorgaans beschouwd als het officiële verslag van wat een groep heeft besloten.Sommige organisaties en overheidsinstanties hebben wettelijke regels over wat notulen moeten bevatten en hoe lang ze bewaard moeten worden, en die regels verschillen per instantie.ce en per type organisatie. Raadpleeg uw statuten of vraag uw juridisch adviseur om advies. Deze pagina bevat algemene informatie en is geen juridisch advies.ce.

ZuurceS

De pagina's zijn gecontroleerd op 30 oktober 2026.

1. Kantoor van de stadsadvocaat van Madisonce, Notulen van de commissievergadering opnemen (Robert's Rules of Order)
2. Wikipedia, Notulen
3. Comu, Comu Action Pro En Comu Note Pro