AI-notulist: wat het is, de drie soorten en hoe je kiest

Weet je al dat je een recorder voor de ruimte of een app alleen voor uploads nodig hebt? Ga direct naar hoe Comu AI een ruimte opneemt of een geüpload bestand transcribeert zonder bot.

Wat is een AI-notulist?

Een AI-notulist legt een gesprek vast, zet de spraak om in tekst en schrijft de notities die je anders zelf zou typen. Het resultaat is een transcript, een samenvatting, een lijst met actiepunten en een doorzoekbaar archief waaraan je later vragen kunt stellen. De naam dekt apps die op een telefoon of computer draaien, bots die in een videogesprek zitten en apparaten die je een ruimte in meeneemt.

Elke AI-notulist doet vier dingen:

1. Vastleggen. Hij neemt audio op, soms ook video, van een gesprek, een ruimte of een geüpload bestand.
2. Transcriberen. Spraakherkenning zet de audio om in tekst, vaak met een label voor elke spreker.
3. Samenvatten. AI brengt het transcript terug tot hoofdpunten en besluiten.
4. Acties halen. Hij zet taken op een rij, met een eigenaar en een deadline wanneer het gesprek die noemt.

Wanneer een geïmporteerd bestand klaar is met verwerken, levert Otter een transcript, een samenvatting, actiepunten en een overzicht. Fathom toont tijdens een gesprek een live samenvatting en heeft het volledige transcript, de samenvatting en de actiepunten klaar zodra het gesprek eindigt. Comu Actions haalt taken uit een opname en legt de eigenaar, het besluit en de deadline vast.

Behandel de uitvoer als een concept. Een samenvatting comprimeert een gesprek, dus namen, cijfers en besluiten verdienen een controle aan de hand van het transcript voordat je ze naar iemand stuurt.

Is een AI-notulist hetzelfde als een AI-notitie-app of een AI-vergaderassistent?

Voor het kiezen van een product wel. “AI note taker”, “AI notetaker”, “AI note taking app” en “AI meeting assistant” benoemen één categorie, en aanbieders gebruiken de woorden door elkaar. Otter noemt Notetaker een AI meeting notetaker, Fathom noemt zichzelf een AI notetaker en Krisp verkoopt een AI Meeting Assistant met een schakelaar Note Taker. “App” betekent meestal software die je op een telefoon of computer installeert. Een hardware-recorder voegt een apparaat toe aan dezelfde werkwijze met een app.

De manier van vastleggen scheidt de soorten, want die bepaalt welke gesprekken een tool kan bereiken.

Hoe werkt een AI-notulist?

De vier taken lopen in volgorde, en de eerste, het vastleggen, is waar de soorten verschillen. Een vergaderbot neemt als deelnemer aan het gesprek deel en legt de vergadering vast. Een app op je computer neemt de audio op die je computer afspeelt. Een recorder heeft eigen microfoons en stuurt het bestand daarna naar een app. Bij een upload vervalt het live vastleggen en begin je met een bestand dat je al hebt.

De tweede fase is spraak naar tekst. Sommige tools transcriberen in realtime, dus de tekst verschijnt terwijl mensen praten. Andere verwerken het bestand nadat de opname is afgelopen. Realtime transcriptie helpt als je tijdens de vergadering een besluit wilt teruglezen. Verwerking na de opname volstaat als je de notities achteraf leest.

De derde fase is waar producten met elkaar concurreren: het formaat van de samenvatting, sjablonen voor specifiek werk, het halen van actiepunten, zoeken in eerdere opnames en vragen die uit je archief worden beantwoord.

Welke soorten AI-notulisten zijn er?

De soorten AI-notulisten verschillen in hoe ze audio vastleggen, en dus in waar ze werken.

Meerdere aanbieders staan in meer dan één rij. Fireflies biedt een bot en een modus zonder bot, Take Notes, en Fathom biedt een bot, vastleggen zonder bot op de Mac en een iOS-app voor gesprekken in persoon. Ga voor een advies per situatie direct naar de keuzetabel hieronder, of ga naar hoe Comu AI de ruimte en de uploadroute afdekt.

Vergaderbots die aan je gesprekken deelnemen

Een vergaderbot is een AI-notulist die als eigen deelnemer het videogesprek binnenkomt. Je koppelt je agenda en de bot voegt zich bij afspraken met een Zoom-, Google Meet- of Microsoft Teams-link. Otter Notetaker werkt zo en neemt als gastdeelnemer deel die elke aanwezige kan zien. Je kunt de bot ook naar een vergadering sturen waar je niet bij kunt zijn en de notities achteraf lezen.

Bots verdienen hun plek bij geplande online vergaderingen. Niemand hoeft op opnemen te drukken, en je kunt de bot naar een vergadering sturen waar je niet bij kunt zijn. De Notetaker-bot van Fireflies levert ook sprekerlabels, bewaart de audio of video en ondersteunt Sales Assist, wat de modus zonder bot niet doet.

De nadelen volgen uit het ontwerp. De bot is zichtbaar, dus iedereen weet dat er een opnametool aanwezig is. Sommige organisaties beperken gastdeelnemers, en als Otter Notetaker niet kan deelnemen, vraag dan je IT-beheerder of de instellingen van het vergaderplatform gastdeelnemers toestaan. Een bot bereikt bovendien alleen de platforms die hij ondersteunt. In Fireflies werkt de bot niet bij gesprekken waar hij niet aan kan deelnemen, zoals telefoongesprekken en gesprekken in persoon.

AI-notitie-apps voor je telefoon of computer

Een AI-notitie-app legt audio vast op je apparaat en heeft geen bot in het gesprek nodig. Granola gebruikt de audio van je computer en nodigt dus geen bot uit, en draait op macOS, Windows, iOS en Android met Zoom, Google Meet, Teams en andere vergaderapps. Krisp werkt op audioniveau op je apparaat, met een optionele bot voor platforms zoals Zoom, waar de bot als deelnemer verschijnt om de omgang met toestemming transparanter te maken. De Desktop-app van Otter neemt zonder bot op. Fathom legt zonder bot vast op de Mac, met ondersteuning voor Windows op komst, en de iOS-app legt gesprekken in persoon vast.

In Fireflies legt de modus Take Notes zonder bot de systeemaudio van je apparaat vast, werkt hij bij telefoongesprekken en gesprekken in persoon, en levert hij een transcript en notities. Hij labelt sprekers als Speaker 1 en Speaker 2 en bewaart geen audio of video. Fathom behoudt de toewijzing van sprekers bij het vastleggen zonder bot. Twee producten van hetzelfde soort kunnen zich verschillend gedragen, dus test de modus die je wilt gebruiken.

Bestanden uploaden hoort bij hetzelfde soort. Bestaat er al een opname, dan transcribeert een uploadtool die achteraf. Otter importeert audio- en videobestanden tot 5 GB per bestand, waaronder MP3, M4A (met Apple Voice Memos), WAV, MP4 en nog enkele andere formaten, en de geïmporteerde minuten tellen mee voor de transcriptielimieten van het abonnement. Uploaden past bij podcasts, interviews die op een ander apparaat zijn opgenomen en vergaderingen die iemand anders heeft vastgelegd. Het past niet bij een gesprek dat je live getranscribeerd wilt hebben.

Hardware-recorders voor vergaderingen in persoon en telefoongesprekken

Een hardware-recorder is een klein apparaat met eigen microfoons. Je drukt op een knop, hij neemt op en de opname synchroniseert naar een app op je telefoon. De microfoons zijn zo geplaatst dat ze een ruimte opvangen, dus het apparaat ligt op tafel en dekt meerdere sprekers zonder een geopende laptop.

Dit soort past bij gesprekken die software niet kan bereiken: vergaderingen in persoon, interviews, bezoeken op locatie en telefoongesprekken. Het apparaat houdt je telefoon ook vrij voor ander werk tijdens een opname. Het gratis Starter-abonnement van Plaud bevat 300 transcriptieminuten per maand, en de betaalde abonnementen bevatten 1.200 minuten of onbeperkt veel minuten. Pocket bevestig je met MagSafe aan een telefoon.

Voor een nadere vergelijking van vier recorders lees je een AI-notulist kiezen: een gids voor vier apparaten.

Heb ik een AI-notulist zonder bot nodig, of volstaat een vergaderbot?

Een vergaderbot volstaat voor geplande online vergaderingen waar iedereen hem verwacht. Een tool zonder bot past bij vergaderingen waar een extra deelnemer niet welkom is en bij gesprekken die buiten het videoplatform plaatsvinden. Fireflies brengt beide modi samen in één product, wat de afweging concreet maakt.

De bot geeft je een rijkere opname op ondersteunde platforms. De modus zonder bot geeft je bereik en een lichtere voetafdruk. Andere tools leggen de grens anders: Fathom behoudt de toewijzing van sprekers bij het vastleggen zonder bot, en Krisp legt standaard zonder bot vast en biedt een optionele bot voor Zoom die de omgang met toestemming transparanter maakt.

Zonder bot is niet hetzelfde als zonder melding. De modus zonder bot van Fireflies biedt een toestemmingsbericht in audio, een cameramerk met de tekst “AI Taking Notes” en op macOS een chatbericht. Welk soort je ook kiest, vertel deelnemers het voordat je opneemt.

Een AI-notulist kiezen: zeven controles

Doorloop deze controles in volgorde. De eerste twee bepalen meestal het soort, de rest bepaalt het product.

1. Waar vinden je gesprekken plaats?

Noem je laatste tien gesprekken waarvoor je notities nodig had. Tel hoeveel geplande videogesprekken het waren, hoeveel in een ruimte, hoeveel telefoongesprekken en hoeveel opnames je al hebt. Een week vol videogesprekken wijst op een bot of een app zonder bot. Een week met bezoeken op locatie, interviews en klantruimtes wijst op een recorder. Een stapel bestaande bestanden wijst op een uploadtool.

2. Werkt een bot voor de mensen in de vergadering?

Klanten, patiënten en kandidaten zitten misschien niet te wachten op een bot, en sommige organisaties beperken gastdeelnemers. Als je vaak met externe partijen vergadert, kies dan een soort dat geen extra deelnemer nodig heeft. Als elk gesprek intern is en het team al een notulist verwacht, bespaart een bot moeite.

3. Hoeveel talen dekt hij?

Het aantal talen verschilt per tool en soms per functie. Comu dekt 113 talen voor transcriptie, realtime vertaling en samenvattingen op Starter, Premium en Elite. Krisp transcribeert vergaderingen in realtime in 17 talen. Controleer of het aantal geldt voor live transcriptie, voor geüploade bestanden of voor samenvattingen, en test je eigen taal met een korte opname.

4. Labelt hij wie wat zei?

Sprekerlabels maken van een muur van tekst een gesprek dat je kunt doorlopen. Controleer of de vastlegmodus die je wilt gebruiken ze behoudt, want hetzelfde product kan per modus verschillen, zoals de tabel van Fireflies laat zien. Comu bevat sprekerherkenning in de app op Starter, Premium en Elite, op beide apparaten.

5. Wat gebeurt er met de actiepunten?

Een lijst met actiepunten helpt alleen als hij terechtkomt waar je werkt. Fathom synchroniseert samenvattingen en actiepunten naar tools zoals Slack, HubSpot, Salesforce, Notion en Asana. Comu koppelt met Gmail, Outlook, Google Calendar, Outlook Calendar, Google Tasks, Microsoft To Do en Slack, en ondersteunt Zapier. Kies de tool waarvan de integraties passen bij je takenbeheer en je agenda.

6. Wat zijn de limieten van het abonnement?

Gratis abonnementen verschillen in minuten, in de lengte van één opname en in het aantal bestanden dat je kunt uploaden. Deze voorbeelden laten zien hoe ver de cijfers uit elkaar liggen.

De cijfers van Otter en Plaud zijn gecontroleerd op 12 november 2026. De cijfers van Comu komen van 26 en 27 oktober 2026. Tel je opnameminuten per maand bij elkaar op voordat je vergelijkt, en controleer de limiet per opname als je vergaderingen lang duren.

7. Hoe gaat hij om met privacy, training en toestemming?

Drie vragen dekken de privacy.

Ten eerste: wat doet het bedrijf met je opnames? Lees het beleid over opslag, verwijdering en modeltraining. Krisp stelt dat Krisp-servers geen stemgegevens kunnen zien en dat het voldoet aan de AVG (GDPR) en SOC 2 Type II gecertificeerd is. Comu voldoet aan de AVG, HIPAA en SOC 2 (bevestigd op 2 november 2026), versleutelt bestanden, verkoopt geen gegevens aan derden en gebruikt gegevens niet om AI te trainen, en je kunt in de app een opname of je hele account verwijderen. Voor de vraag over training bij verschillende aanbieders lees je trainen AI-notulisten op je opnames en hoe je je afmeldt. Voor recorders met compliance-certificeringen lees je welke AI-voicerecorders voldoen aan de AVG en SOC 2.

Ten tweede: hoe worden deelnemers ingelicht? Een bot kondigt zichzelf aan in de deelnemerslijst. Een tool zonder bot vraagt om een bewuste mededeling: een gesproken zin aan het begin, een chatbericht of het ingebouwde toestemmingsbericht van de aanbieder.

Ten derde: wat eist de wet? Federale wetgeving in de Verenigde Staten staat toe dat je een gesprek opneemt wanneer je er zelf partij bij bent of wanneer één partij vooraf toestemming heeft gegeven, tenzij de opname wordt gemaakt om een misdrijf of een onrechtmatige daad (tort) te plegen (18 U.S.C. § 2511(2)(d)). Section 632 van de California Penal Code vereist de toestemming van alle partijen om een vertrouwelijke communicatie op te nemen. De regels verschillen per staat en per situatie. De details staan in is een AI-notulist legaal en recorder in de ruimte vs vergaderbot: wanneer is elk toegestaan op het werk.

Is het antwoord een recorder of een uploadapp, ga dan naar hoe Comu AI de ruimte en de uploadroute afhandelt.

Welk soort AI-notulist past bij jouw situatie?

Begin bij de situatie en lees dan door naar het soort.

De laatste rij komt vaak voor. Een bot dekt geplande videogesprekken en een recorder dekt wat in persoon gebeurt, dus de twee overlappen niet.

Voor vergaderingen in persoon in meer detail lees je AI-notulist voor vergaderingen in persoon. Voor videogesprekken specifiek lees je Google Meet- en Microsoft Teams-vergaderingen opnemen. Voor de categorie recorders buiten de AI-functies lees je de beste voicerecorder kiezen in 2026.

Kan Microsoft Teams Copilot notities maken, of heb ik een aparte AI-notulist nodig?

Copilot in Teams kan tijdens een live vergadering notities en een takenlijst genereren, en de andere mensen in de vergadering kunnen je gesprek met Copilot niet zien. Transcriptie start niet automatisch wanneer je Copilot inschakelt. Om Copilot een opdracht te geven of zijn gesprek na afloop van de vergadering te lezen, moet live transcriptie aanstaan. Afhankelijk van het bewaarbeleid van Microsoft Purview van de organisatie kunnen prompts en antwoorden van Copilot tijdens vergaderingen worden bewaard, ook als opname en transcriptie uitstaan.

Een aparte AI-notulist voegt andere dingen toe. Een vergaderbot zoals Otter Notetaker voegt zich als gastdeelnemer bij Teams, dus de instellingen van het vergaderplatform van de organisatie moeten gasten toestaan. Een app zonder bot zoals Granola werkt met Teams via de audio van je apparaat en voegt geen deelnemer toe aan het gesprek. Een recorder dekt het gesprek in persoon rond het gesprek.

Laat Comu AI de ruimte opnemen of een geüpload bestand transcriberen

Comu werkt als hardware-recorder en als software voor geüploade audio, en geen van beide routes heeft een bot in het gesprek nodig.

Comu-hardware: opnemen zonder bot in de ruimte en bij gesprekken

Comu Note Pro en Comu Action Pro delen één app, en de softwarefuncties zijn op beide hetzelfde. Het verschil zit in de hardware. Comu Note Pro is 3,1 mm dik en weegt 27,6 g, met twee MEMS-microfoons en één beengeleidingsmicrofoon, 5 m opnamebereik binnenshuis en 45 uur ononderbroken opnemen. Comu Action Pro weegt 51,5 g, heeft zes microfoons waaronder één beengeleidingsmicrofoon, 7 m opnamebereik binnenshuis en 70 uur ononderbroken opnemen. Comu Note Pro kost € 139,99 en Comu Action Pro kost € 179,99 (gecontroleerd op 6 november 2026).

Comu Action Pro neemt ook telefoongesprekken op. De beengeleidingsmicrofoon neemt het gesprek op wanneer het apparaat aan de telefoon is bevestigd.

Het abonnement dat bij het apparaat hoort (Starter) bevat:

• Onbeperkte realtime transcriptie in 113 talen
• Sprekerherkenning
• Onbeperkte basissamenvattingen
• Actions, dat taken haalt met de eigenaar, het besluit en de deadline
• Comu AI, waaraan je vragen over je opnames kunt stellen en dat follow-upmails opstelt
• 30+ sjablonen voor samenvattingen voor werk zoals verkoop, verzekeringen, juridisch, medisch en journalistiek

Op Starter tik je om een opname te transcriberen en samen te vatten. Premium en Elite doen dat automatisch, en ze voegen een eigen woordenlijst, Meeting Prep en onbeperkte vertaling toe. Abonnementen koop je in de Comu-app.

Alleen Comu-software: abonneer in de app en upload audio

Comu werkt ook zonder apparaat. Je kunt je in de Comu-app abonneren zonder hardware te kopen en audiobestanden uploaden, die Comu transcribeert en samenvat. Comu accepteert MP4-bestanden tot 500 MB.

Het gratis account is ook beschikbaar zonder apparaat.

De specificaties lees je op de pagina van Comu Action Pro en de pagina van Comu Note Pro.

Veelgestelde vragen over AI-notulisten

Welke AI-notulist moet ik kiezen?

Kies het soort dat past bij waar je gesprekken plaatsvinden: een bot voor geplande videogesprekken, een app zonder bot voor gesprekken waar een bot niet welkom is, een recorder voor ruimtes en telefoongesprekken, een uploadtool voor bestaande bestanden.

Kan een AI-notulist werken zonder aan mijn vergadering deel te nemen?

Ja. Apps zonder bot zoals Granola en Krisp leggen de audio op je apparaat vast, en een recorder legt de ruimte vast met eigen microfoons. Fireflies, Fathom en Otter bieden naast hun bots ook een modus zonder bot.

Kan een AI-notulist vergaderingen in persoon opnemen?

Ja. De iOS-app van Fathom legt gesprekken in persoon vast, en hardware-recorders zijn gemaakt voor een tafel midden in een ruimte. Comu Action Pro dekt 7 m opnamebereik binnenshuis met zes microfoons, en Comu Note Pro dekt 5 m.

Kan ik een bestaande opname uploaden naar een AI-notulist?

Ja. Otter importeert audio- en videobestanden tot 5 GB per bestand, en de minuten tellen mee voor je abonnement. Gebruikers van de Comu-app met een gratis account of een abonnement kunnen audiobestanden uploaden, waaronder MP4-bestanden tot 500 MB, voor transcriptie en samenvattingen zonder een apparaat te bezitten.

Werken AI-notulisten bij telefoongesprekken?

Sommige wel. De modus Take Notes zonder bot van Fireflies werkt bij telefoongesprekken, en Comu Action Pro neemt een telefoongesprek op met zijn beengeleidingsmicrofoon wanneer het aan de telefoon is bevestigd. Vergaderbots werken alleen op de videoplatforms waar ze aan kunnen deelnemen.

Is er een gratis AI-notulist?

Ja. Het Starter-abonnement bij een Comu-apparaat bevat onbeperkte realtime transcriptie. Otter Basic is gratis met 300 transcriptieminuten per maand en 30 minuten per gesprek, en het Starter-abonnement van Plaud heeft 300 minuten per maand.

Trainen AI-notulisten op mijn opnames?

Comu gebruikt je gegevens niet om AI te trainen en verkoopt ze niet aan derden. Andere aanbieders bepalen hun eigen beleid, dus lees het gegevensbeleid voordat je opneemt. De volledige vergelijking staat in trainen AI-notulisten op je opnames en hoe je je afmeldt.

Is het legaal om een AI-notulist te gebruiken?

Federale wetgeving in de Verenigde Staten staat toe dat je een gesprek opneemt waaraan je deelneemt, tenzij de opname wordt gemaakt om een misdrijf of een onrechtmatige daad (tort) te plegen. Section 632 van de California Penal Code vereist de toestemming van alle partijen om een vertrouwelijke communicatie op te nemen, dus vraag iedereen die je opneemt om toestemming. De regels en voorbeelden staan in is een AI-notulist legaal.

Verder lezen

• Een AI-notulist kiezen: een gids voor vier apparaten: een nadere blik op hardware-recorders.
• AI-notulist voor vergaderingen in persoon: opties voor vergaderingen in een ruimte.
• Is een AI-notulist legaal: toestemmingsregels voor opnemen met AI.
• Recorder in de ruimte vs vergaderbot: wanneer is elk toegestaan op het werk: werkplekregels voor elke vastlegmethode.

Bronnen

Gecontroleerd op 12 november 2026, tenzij anders vermeld.

1. Fireflies Knowledge Base: Bot vs. No Bot: Which Capture Am I Using?
2. Otter Help Center: Otter Notetaker Overview en Import an audio or video file; Otter-prijzen
3. Granola homepage
4. Krisp AI Meeting Assistant
5. Fathom: AI notetaker overview and FAQ
6. Microsoft Support: Use Copilot without transcribing or recording a Teams meeting or call
7. Plaud homepage en Pocket homepage
8. 18 U.S.C. § 2511, Legal Information Institute en California Penal Code section 632
9. Comu-winkel voor apparaatprijzen (6 november 2026)