Czy asystent AI do notatek jest legalny? Zasady zgody przy nagrywaniu spotkań i rozmów

AI dodaje drugie pytanie: kto przechowuje, przetwarza i ponownie wykorzystuje nagranie po jego wykonaniu. Sąd federalny dopuścił 13 sierpnia 2026 do dalszego rozpatrywania roszczenia z tytułu podsłuchu i danych biometrycznych wobec dostawcy asystenta AI do notatek, a część postanowienia opiera się na tym, co dostawca robi z nagraniami. Masz już zgodę i chcesz notatek? Przejdź do tego, jak Comu AI nagrywa salę lub rozmowę, gdy masz zgodę.

Czy asystent AI do notatek jest legalny w USA? Zgoda jednej strony i zgoda wszystkich stron

Zasada federalna to zgoda jednej strony. Zgodnie z 18 U.S.C. § 2511(2)(d) osoba niedziałająca w charakterze funkcjonariusza państwa (under color of law) może zgodnie z prawem przechwycić komunikację przewodową, ustną lub elektroniczną, gdy sama jest stroną tej komunikacji albo gdy jedna ze stron wyraziła uprzednią zgodę. Wyjątek nie ma zastosowania, gdy komunikację przechwytuje się w celu popełnienia czynu przestępnego lub deliktu cywilnego (tortious act) z naruszeniem Konstytucji lub przepisów Stanów Zjednoczonych albo któregokolwiek stanu. Jeśli jesteś stroną spotkania, wyjątek jednej strony obejmuje Twoje własne nagranie tego spotkania, chyba że nagranie wykonuje się w celu przestępczym lub w celu popełnienia deliktu cywilnego.

Prawo federalne to jedna warstwa: FCC nie ma przepisów o nagrywaniu rozmów telefonicznych przez osoby prywatne, a niektóre przepisy stanowe tę praktykę zakazują. Podsłuch regulują zarówno rząd federalny, jak i rządy stanowe, a gdy odbywa się niezgodnie z prawem, podlega sankcjom karnym. Przepisy stanowe różnią się w kwestii zezwolenia na nagrywanie rozmów telefonicznych i zgody wymaganej od nagrywanej strony.

Dwa przykłady stanowe pokazują, jak wygląda surowsza zasada:

• Kalifornia. Penal Code § 632 obejmuje osobę, która umyślnie i bez zgody wszystkich stron poufnej komunikacji nagrywa ją elektronicznym urządzeniem nagrywającym, niezależnie od tego, czy strony są w jednym pomieszczeniu, czy rozmawiają przez telefon. Kara to grzywna do $2,500 za każde naruszenie, pozbawienie wolności w areszcie hrabstwa do jednego roku albo w więzieniu stanowym, albo grzywna wraz z pozbawieniem wolności.
• Waszyngton. RCW 9.73.030 obejmuje nagrywanie prywatnej komunikacji przez telefon lub inne urządzenie albo prywatnej rozmowy bez uprzedniego uzyskania zgody wszystkich uczestników.

Czy to ma znaczenie, że notatki robi AI, a nie człowiek?

Sekcja 632 wymienia „elektroniczne urządzenie wzmacniające lub nagrywające”. RCW 9.73.030 wymienia nagrywanie przez „telefon lub inne urządzenie”. Sekcja 2511 obejmuje przechwytywanie komunikacji. W sprawie Otter.ai sąd uznał, że roszczenie o przechwytywanie jest wiarygodne, ponieważ narzędzie rzekomo nagrywa i przetwarza spotkania w czasie rzeczywistym, w trakcie ich trwania.

We wpisie ze stycznia 2024 o zobowiązaniach firm AI dotyczących prywatności pracownicy Office of Technology w FTC napisali: „Nie ma wyjątku dla AI od obowiązujących przepisów.”

Zatem na pytanie „czy używanie asystentów AI do notatek jest legalne” pierwsza odpowiedź jest taka sama jak na pytanie „czy nagrywanie rozmowy jest legalne”: tak, ze zgodą wymaganą przez federalne i stanowe przepisy o nagrywaniu. AI zmienia to, co dzieje się po przechwyceniu dźwięku.

Czy asystenci AI do notatek są nielegalni, gdy bot dołącza do rozmowy w Zoom lub Teams?

Dołączenie bota do rozmowy to metoda nagrywania, a pytanie prawne dotyczy zgody.

Bot jest widoczny. Otter Notetaker nie może dołączyć do spotkania anonimowo. Dołącza do spotkań w Zoom, Google Meet i Microsoft Teams jako gość i jest widoczny w spotkaniu.

Na etapie składania pism procesowych widoczny Notetaker sam w sobie nie wykazywał zgody. W sprawie *In re Otter.AI Privacy Litigation*, No. 5:25-cv-06911 (N.D. Cal.), powód z Waszyngtonu twierdził, że nie wiedział, iż jego spotkania są nagrywane, transkrybowane i przechowywane. Otter argumentował, że powód wyraził zgodę, ponieważ widział Notetakera na spotkaniu. Zgodnie z prawem stanu Waszyngton uznaje się, że osoba wyraziła zgodę, gdy wie, że wiadomości będą nagrywane. Sąd stwierdził, że nawet jeśli Notetaker pojawiał się jako kolejny uczestnik, na tym etapie nie może wnioskować, że powód wiedział, iż jego komunikacja jest nagrywana, transkrybowana i przechowywana przez Otter. Jego roszczenie oddalono z możliwością uzupełnienia z innego powodu: nie przedstawił wystarczających faktów wskazujących, że komunikacja miała charakter prywatny.

Postanowienie z 13 sierpnia 2026 oddaliło też wniosek Otter o oddalenie trzech roszczeń:

1. Federal Wiretap Act. Wyjątek strony nie ma zastosowania, jeśli przechwycenie następuje w celu przestępczym lub w celu popełnienia deliktu cywilnego. Powodowie twierdzili, że Otter wykorzystywał ich rozmowy bez zgody do trenowania swoich systemów uczenia maszynowego. Otter odpowiedział, że jego cel był komercyjny. Sąd odpowiedział, że „popełnienie deliktu i dążenie do zysku nie wykluczają się wzajemnie”, i oddalił wniosek o oddalenie tego roszczenia.
2. California Invasion of Privacy Act. Sąd zastosował zasadę, że dostawca oprogramowania działający wyłącznie jako przedłużenie użytkownika, który go wdraża, nie jest osobą trzecią dokonującą przechwycenia. Uznał, że powodowie w sposób wiarygodny twierdzili, że Otter robi więcej, ponieważ Otter rzekomo zatrzymuje rozmowy i wykorzystuje je do ulepszania własnych modeli. Na podstawie tych twierdzeń sąd potraktował Otter jako możliwego podsłuchującego będącego osobą trzecią.
3. Illinois Biometric Information Privacy Act. Powodowie z Illinois twierdzili, że Otter zarejestrował ich odciski głosu. Sąd oddalił wniosek o oddalenie roszczeń z BIPA.

Postanowienie zapadło w sprawie wniosku o oddalenie, więc sąd przyjął twierdzenia powodów za prawdziwe na potrzeby wniosku i uznał je za wiarygodne, a nie rozstrzygnął, że Otter naruszył jakiekolwiek prawo. Roszczenia, które przetrwały, opierają się na twierdzeniach o tym, co Otter robi z nagraniami. Strona Czy asystenci AI do notatek trenują modele na Twoich nagraniach? Jak z tego zrezygnować omawia to pytanie narzędzie po narzędziu.

Jaka jest prawna różnica między botem do spotkań a rejestratorem na stole?

Otter oferuje oba rozwiązania: Notetaker dołącza jako gość, a aplikacja Otter Desktop nagrywa bez bota. Żaden bot nie dołącza do spotkania w Granola, a pozostali uczestnicy nie widzą dodatkowej osoby. W Granola nagrywanie zaczyna się, gdy klikniesz, aby je rozpocząć, a centrum pomocy Granola nakłada odpowiedzialność za uzyskanie zgody na użytkownika. W rozmowie telefonicznej z rejestratorem przymocowanym do telefonu druga osoba nie widzi rejestratora, więc dowiaduje się o nim dzięki zapowiedzi wypowiedzianej na głos.

W przepisach znaczenie ma to, czy nagrywanie jest znane. Kalifornijski § 632 definiuje „osobę” tak, że wyklucza osobę, o której wszystkie strony poufnej komunikacji wiedzą, że ją podsłuchuje lub nagrywa. Waszyngton dodaje formę zapowiedzi: zgodę uważa się za uzyskaną, gdy jedna ze stron ogłasza wszystkim pozostałym w dowolny wystarczająco skuteczny sposób, że rozmowa będzie nagrywana, a gdy zgoda opiera się na zapowiedzi, zapowiedź również musi zostać nagrana.

Zasady obowiązujące wewnątrz firmy, w tym kto może wnieść bota lub rejestrator na jakie spotkanie, opisuje artykuł Rejestrator w sali a bot do spotkań: kiedy każdy z nich jest dozwolony w pracy.

Jak zapowiedzieć nagrywanie przez asystenta AI do notatek?

Jasna zapowiedź wymienia narzędzie, cel i czas przechowywania nagrania. W Waszyngtonie, gdy zgoda opiera się na zapowiedzi, zapowiedź musi też zostać nagrana. Zastosuj tę kolejność:

1. Powiadom ludzi z wyprzedzeniem. Dodaj jedną linijkę w zaproszeniu do kalendarza lub w e-mailu: asystent AI do notatek nagra i zatranskrybuje spotkanie, kto dostanie transkrypcję i jak długo będzie przechowywana. Brytyjski urząd Information Commissioner's Office zaleca informować ludzi przed nagrywanym spotkaniem online, dlaczego nagrywasz, do czego wykorzystasz nagranie i jak długo je zachowasz.
2. Powiedz to jeszcze raz na początku nagrywania. Użyj takiego tekstu: „Zanim zaczniemy, używam asystenta AI do notatek, który nagra i zatranskrybuje tę rozmowę, abym mógł zrobić dokładne notatki. Transkrypcja zostaje u mnie i w moim zespole. Czy wszyscy się na to zgadzają?”
3. Uzyskaj zgodę od każdego uczestnika. Tam, gdzie obowiązuje zgoda wszystkich stron, każda osoba w rozmowie musi się zgodzić.
4. Powtórz to, gdy ktoś dołączy później. Spóźniony uczestnik nie słyszał zapowiedzi.
5. Przerwij nagrywanie, jeśli ktoś odmówi. Bez zgody tej osoby w otoczeniu wymagającym zgody wszystkich stron przejdź na notatki odręczne w tej rozmowie.
6. Zachowaj nagranie zapowiedzi. To Twój dowód, że o zgodę poproszono i że ją udzielono.

W spotkaniu twarzą w twarz powiedz to samo, zanim ktokolwiek zacznie mówić. W rozmowie telefonicznej powiedz to w pierwszym zdaniu.

Czy używanie asystentów AI do notatek w pracy i z klientami jest legalne?

Prawo wyznacza minimum. Zasady firmy, umowy z klientami i zasady zawodowe są nad nim nałożone i mogą być surowsze. Sprawdź je, zanim zaczniesz nagrywać klienta lub współpracownika, ponieważ nagranie spełniające wymóg zgody jednej strony nadal może naruszyć klauzulę poufności.

Prawnicy. ABA Formal Opinion 512 (29 lipca 2024) jest opinią z zakresu etyki zawodowej, a nie ustawą ani przepisem sądowym. Stwierdza, że przed wprowadzeniem informacji dotyczących reprezentacji do samouczącego się narzędzia generatywnej AI wymagana jest świadoma zgoda klienta, ponieważ wynik pracy takiego narzędzia mógłby bezpośrednio lub pośrednio doprowadzić do ujawnienia tych informacji. Opinia dodaje, że samo dodanie ogólnych, standardowych postanowień do umów o świadczenie usług nie wystarcza do świadomej zgody oraz że prawnicy powinni przeczytać i zrozumieć warunki korzystania, politykę prywatności i powiązane warunki każdego używanego narzędzia. Transkrypcja rozmowy z klientem wysłana do narzędzia AI do podsumowań to informacja dotycząca reprezentacji trafiająca do narzędzia AI, więc prawnicy powinni czytać opinię z uwzględnieniem takiego użycia.

Zespoły w Wielkiej Brytanii i UE. Wytyczne brytyjskiego ICO zalecają, że możesz nagrywać sesje wideokonferencji, w tym obrazy i głosy ludzi, gdy masz uzasadniony cel, którego nie da się osiągnąć mniej inwazyjnymi metodami, na przykład sporządzanie protokołów ze spotkań, oraz że musisz udokumentować i uzasadnić swoją podstawę prawną. Zgodnie z unijnym RODO (GDPR) nagranie głosu możliwej do zidentyfikowania osoby to informacja o możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, którą art. 4 ust. 1 definiuje jako dane osobowe. Jej przetwarzanie wymaga jednej z podstaw prawnych z art. 6 ust. 1, a art. 13 wymaga, aby administrator poinformował ludzi w chwili zbierania danych o celach i podstawie prawnej, odbiorcach, okresie przechowywania i ich prawach.

Przed pierwszą nagrywaną rozmową z klientem. Zadaj dwa pytania: czy polityka Twojego pracodawcy dopuszcza asystentów AI do notatek i czy umowa klienta ogranicza nagrywanie lub przetwarzanie przez osoby trzecie?

Co asystenci AI do notatek dodają do obrazu prawnego?

Przechowywanie. Art. 5 ust. 1 lit. e RODO wymaga, aby dane osobowe były przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osób nie dłużej, niż jest to konieczne do celów przetwarzania. Okresy przechowywania i kontrola usuwania mają znaczenie dla zespołów, które przetwarzają dane osobowe osób w UE.

Ponowne wykorzystanie przez dostawcę. Postanowienie w sprawie Otter pokazuje, że powodowie zamieniają własne wykorzystanie nagrań przez dostawcę w roszczenie o podsłuch. FTC zajmuje się zobowiązaniami dotyczącymi prywatności na gruncie prawa ochrony konsumentów. We wpisie pracowników FTC ze stycznia 2024 stwierdzono, że firmy oferujące model jako usługę, które nie przestrzegają swoich zobowiązań dotyczących prywatności wobec użytkowników i klientów, mogą ponosić odpowiedzialność na podstawie przepisów egzekwowanych przez FTC. Obejmuje to obietnice, że danych klientów nie użyje się do ukrytych celów, takich jak trenowanie lub aktualizowanie modeli. Zobowiązania się liczą, bez względu na to, jak i gdzie je złożono, w tym w materiałach promocyjnych i warunkach korzystania z usługi. We wpisie pracowników FTC z lutego 2024 stwierdzono, że może być nieuczciwe lub wprowadzające w błąd przyjęcie przez firmę bardziej liberalnych praktyk dotyczących danych, takich jak wykorzystanie danych do trenowania AI, i poinformowanie o tym konsumentów wyłącznie przez ukrytą, działającą wstecz zmianę warunków korzystania z usługi lub polityki prywatności.

Odciski głosu. Jak cytuje to postanowienie sądu, sekcja 15(b) Illinois Biometric Information Privacy Act, 740 ILCS 14/15, zakazuje podmiotowi prywatnemu zbierania identyfikatora biometrycznego, dopóki najpierw nie poinformuje osoby na piśmie, że zbiera lub przechowuje ten identyfikator, nie poinformuje osoby na piśmie o celu i okresie przechowywania oraz nie otrzyma pisemnego zwolnienia. Powodowie z Illinois w sprawie Otter twierdzą, że ich odciski głosu zostały zarejestrowane, a ich roszczenia z BIPA są kontynuowane. Zgodnie z RODO dane biometryczne przetwarzane w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej to szczególna kategoria danych osobowych na podstawie art. 9, który zakazuje takiego przetwarzania, chyba że ma zastosowanie wyjątek, taki jak wyraźna zgoda.

Warunki dla podmiotu przetwarzającego. Gdy dostawca przetwarza dane osobowe w imieniu firmy, art. 28 RODO wymaga umowy, w której podmiot przetwarzający przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora i, według wyboru administratora, usuwa lub zwraca dane po zakończeniu świadczenia usługi.

Jak sprawdzić warunki prywatności asystenta AI do notatek przed użyciem?

Przeczytaj politykę prywatności dostawcy, warunki korzystania z usługi i stronę o bezpieczeństwie, aby znaleźć odpowiedzi na te siedem punktów, i zachowaj odpowiedzi w swojej dokumentacji:

1. Przechowywanie. Jak długo przechowywane są nagrania, dźwięk i transkrypcje i czy usunięcie nagrania usuwa dźwięk, transkrypcję i podsumowanie?
2. Trenowanie. Czy dźwięk lub transkrypcje klientów służą do trenowania modeli dostawcy i gdzie jest opcja rezygnacji?
3. Dostawcy modeli. Które osoby trzecie przetwarzają dźwięk i czy mają zakaz trenowania na nim?
4. Dostęp. Którzy pracownicy dostawcy mogą otworzyć nagranie i na jakich warunkach?
5. Powiadomienia. Czy narzędzie informuje uczestników, że nagrywa, i czy administrator może wymusić to ustawienie?
6. Lokalizacja. Gdzie dane są przechowywane i przetwarzane i co obejmuje transfery poza UE lub Wielką Brytanię?
7. Dane głosowe. Czy narzędzie tworzy odciski głosu do oznaczania mówców i na jakiej zgodzie?

Artykuł Które rejestratory głosu AI są zgodne z RODO i SOC 2 porównuje deklaracje zgodności różnych urządzeń, a artykuł Asystent AI do notatek: czym jest, rodzaje i jak wybrać wyjaśnia rodzaje przechwytywania.

Niech Comu AI nagra salę lub rozmowę, gdy masz zgodę

Comu Action Pro to fizyczny rejestrator. Nagrywa rozmowy twarzą w twarz i rozmowy telefoniczne, a aplikacja Comu wykrywa, czy nagranie to rozmowa telefoniczna, czy rozmowa twarzą w twarz. W rozmowie telefonicznej wbudowany mikrofon przewodnictwa kostnego rejestruje ją, gdy przymocujesz urządzenie do telefonu. Aby zacząć, przytrzymaj przycisk nagrywania przez 2 sekundy. Dioda LED świeci przez cały czas nagrywania, a ekran pokazuje stan nagrywania. Zapowiedź i zgodę każdej osoby zapewniasz Ty.

Comu działa też jako samo oprogramowanie. Możesz wykupić subskrypcję w aplikacji Comu bez kupowania sprzętu i przesyłać pliki audio do transkrypcji i podsumowania.

W planie Starter dołączonym do urządzenia dotykasz, aby transkrybować i podsumować każde nagranie. Premium i Elite robią to automatycznie. Transkrypcje obejmują 113 języków.

Comu spełnia wymogi RODO, HIPAA i SOC 2. Pliki są szyfrowane. Comu nie sprzedaje Twoich danych osobom trzecim i nie wykorzystuje ich do trenowania AI, a dane możesz usunąć w dowolnej chwili. Comu Action Pro kosztuje 179,99 €, a Comu Note Pro 139,99 € (sprawdzono 6 listopada 2026). Strony produktów: Comu Action Pro i Comu Note Pro.

Najczęściej zadawane pytania

Czy transkrybowanie spotkania jest nielegalne?

Nie. Transkrybowanie spotkania jest legalne, gdy nagranie, na którym się opiera, wykonano ze zgodą wymaganą przez prawo tam, gdzie są uczestnicy. Prawo federalne wymaga zgody jednego uczestnika. Niektóre stany wymagają zgody każdego uczestnika: Kalifornia obejmuje komunikację poufną, a Waszyngton komunikację prywatną.

Czy muszę mówić ludziom, że używam asystenta AI do notatek?

To zależy od prawa, które ma zastosowanie. Na gruncie prawa federalnego uczestnik, który nagrywa, nie potrzebuje niczyjej zgody, chyba że cel jest przestępczy lub polega na popełnieniu deliktu cywilnego, stany wymagające zgody wszystkich stron żądają zgody każdego, a brytyjskie ICO zaleca informować ludzi, dlaczego nagrywasz, do czego wykorzystasz nagranie i jak długo je zachowasz.

Czy używanie Granola jest legalne?

Tak, ze zgodą wymaganą prawem, tak jak w przypadku każdego rejestratora. Żaden bot nie dołącza do spotkania w Granola, nagrywanie zaczyna się, gdy klikniesz, aby je rozpocząć, a centrum pomocy Granola nakłada odpowiedzialność za uzyskanie zgody na użytkownika.

Czy asystent AI do notatek trafił już do sądu?

Tak. W sprawie *In re Otter.AI Privacy Litigation*, No. 5:25-cv-06911 (N.D. Cal.), postanowienie z 13 sierpnia 2026 oddaliło wniosek o oddalenie roszczeń powodów z federalnego Wiretap Act, California Invasion of Privacy Act i illinojskiej BIPA oraz oddaliło niektóre roszczenia z możliwością uzupełnienia. Sąd rozstrzygnął tylko, że twierdzenia wystarczają, aby sprawa była kontynuowana.

Czy używanie asystentów AI do notatek w UE lub Wielkiej Brytanii jest legalne?

Tak. W UE RODO wymaga podstawy prawnej na mocy art. 6 ust. 1 oraz poinformowania o celu, odbiorcach i okresie przechowywania w chwili zbierania danych na mocy art. 13. W Wielkiej Brytanii wytyczne ICO podają sporządzanie protokołu ze spotkania jako przykład uzasadnionego celu nagrywania wideokonferencji.

Czy prawnicy potrzebują zgody klienta na używanie asystenta AI do notatek?

ABA Formal Opinion 512, niewiążąca opinia etyczna, stwierdza, że przed wprowadzeniem informacji dotyczących reprezentacji do samouczącego się narzędzia generatywnej AI wymagana jest świadoma zgoda klienta, a ogólne standardowe postanowienia w umowie o świadczenie usług nie wystarczają. Prawników w każdym stanie obowiązują przepisy izb adwokackich tego stanu.

Czy dołączenie bota do rozmowy to to samo co uzyskanie zgody?

Nie samo w sobie. W postanowieniu w sprawie Otter sąd nie mógł wywnioskować z obecności Notetakera, że powód wiedział o nagrywaniu. Zapowiedź wypowiedziana na głos informuje każdego uczestnika o nagrywaniu.

Ta strona zawiera ogólne informacje i nie stanowi porady prawnej.

Powiązane artykuły

• Rejestrator w sali a bot do spotkań: kiedy każdy z nich jest dozwolony w pracy: zasady w miejscu pracy dotyczące wnoszenia bota lub rejestratora na spotkanie.
• Czy asystenci AI do notatek trenują modele na Twoich nagraniach? Jak z tego zrezygnować: ustawienia trenowania i rezygnacji narzędzie po narzędziu.
• Które rejestratory głosu AI są zgodne z RODO i SOC 2: deklaracje zgodności dotyczące przechowywania nagranych rozmów.
• Asystent AI do notatek: czym jest, rodzaje i jak wybrać: boty, aplikacje bez bota i rejestratory sprzętowe w porównaniu.

Źródła

Przeczytano 12 listopada 2026.

1. Cornell Legal Information Institute, 18 U.S. Code § 2511.
2. Federal Communications Commission, Recording Telephone Conversations.
3. California Legislative Information, Penal Code § 632.
4. Washington State Legislature, RCW 9.73.030.
5. U.S. District Court, N.D. Cal., In re Otter.AI Privacy Litigation, No. 25-cv-06911-EKL, Order Granting Motion to Dismiss in Part (Aug 13, 2026) oraz CourtListener docket.
6. Federal Trade Commission, AI Companies: Uphold Your Privacy and Confidentiality Commitments (9 stycznia 2024).
7. Federal Trade Commission, AI (and other) Companies: Quietly Changing Your Terms of Service Could Be Unfair or Deceptive (luty 2024).
8. American Bar Association, Formal Opinion 512, Generative Artificial Intelligence Tools (29 lipca 2024).
9. EUR-Lex, Regulation (EU) 2016/679 (GDPR), art. 4, 5, 6, 9, 13 i 28.
10. UK Information Commissioner's Office, Data sharing advice: Can my business record and share an online meeting, event or a lesson that we host?
11. Otter.ai, Otter Notetaker Overview, Help Center.
12. Granola, Security, Privacy and Data FAQs, Docs and Help Center.