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Note taker AI: cos'è, i tre tipi e come scegliere

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Un note taker AI è un software o un dispositivo che registra o cattura una conversazione, la trascrive e trasforma la trascrizione in un riassunto con le attività da svolgere. Esiste in tre tipi: bot per riunioni che entrano nelle tue chiamate, app che catturano l'audio sul telefono, sul computer o da un file caricato, e registratori hardware. Scegli il tipo in base a dove avvengono le tue conversazioni.

Se sai già che ti serve un registratore per la stanza o un'app solo per il caricamento di file, vai a come Comu AI registra una stanza o trascrive un file caricato senza bot.

Cos'è un note taker AI?

Un note taker AI cattura una conversazione, trasforma il parlato in testo e scrive gli appunti che altrimenti scriveresti tu. Il risultato è una trascrizione, un riassunto, un elenco di attività da svolgere e un archivio ricercabile a cui puoi fare domande in seguito. Il nome comprende le app che girano su un telefono o un computer, i bot che stanno dentro una videochiamata e i dispositivi che porti in una stanza.

Ogni note taker AI svolge quattro compiti:

  1. Cattura. Registra l'audio, e a volte il video, di una chiamata, di una stanza o di un file caricato.
  2. Trascrive. Il riconoscimento vocale converte l'audio in testo, spesso con un'etichetta per ogni interlocutore.
  3. Riassume. L'AI condensa la trascrizione in punti chiave e decisioni.
  4. Estrae le azioni. Elenca le attività, con un responsabile e una scadenza quando la conversazione li indica.

Quando un file importato termina l'elaborazione, Otter produce una trascrizione, un riassunto, le attività da svolgere e una scaletta. Fathom mostra un riassunto in tempo reale durante la chiamata e, quando la chiamata finisce, ha pronti la trascrizione completa, il riassunto e le attività da svolgere. Comu Actions estrae le attività da una registrazione e annota il responsabile, la decisione e la scadenza.

Considera il risultato una bozza. Un riassunto comprime una conversazione, quindi nomi, cifre e decisioni vanno controllati sulla trascrizione prima di inviarli a qualcuno.

Un notetaker AI è lo stesso di un'app AI per prendere appunti o di un assistente AI per riunioni?

Per chi deve scegliere, sì. "Note taker AI", "notetaker AI", "app AI per prendere appunti" e "assistente AI per riunioni" indicano un'unica categoria, e i fornitori usano le parole in modo intercambiabile. Otter chiama Notetaker un notetaker AI per riunioni, Fathom si definisce un notetaker AI, e Krisp vende un AI Meeting Assistant con un interruttore Note Taker. Per "app" si intende di solito un software che installi su un telefono o un computer. Un registratore hardware aggiunge un dispositivo allo stesso flusso di lavoro basato su un'app.

Il metodo di cattura distingue i tipi, perché decide quali conversazioni uno strumento può raggiungere.

Come funziona un note taker AI?

I quattro compiti si susseguono in ordine, e il primo, la cattura, è il punto in cui i tipi differiscono. Un bot per riunioni entra nella chiamata come partecipante e cattura la riunione. Un'app sul tuo computer registra l'audio che il computer riproduce. Un registratore ha microfoni propri e invia il file a un'app in un secondo momento. Un caricamento salta la cattura dal vivo e parte da un file che hai già.

La seconda fase è la conversione del parlato in testo. Alcuni strumenti trascrivono in tempo reale, quindi il testo compare mentre le persone parlano. Altri elaborano il file dopo la fine della registrazione. La trascrizione in tempo reale aiuta quando vuoi dare un'occhiata a una decisione durante la riunione. L'elaborazione dopo la registrazione basta quando leggi gli appunti in seguito.

La terza fase è quella in cui i prodotti competono: formato del riassunto, modelli per compiti specifici, estrazione delle attività da svolgere, ricerca tra le registrazioni passate e risposte alle domande tratte dal tuo archivio.

Quali sono i tipi di note taker AI?

I tipi di note taker AI si differenziano per come catturano l'audio, quindi per dove funzionano.

TipoCome catturaIdeale perCosa vedono gli altri nella stanzaEsempi
Bot per riunioniUn partecipante entra nella tua chiamata Zoom, Google Meet o Microsoft Teams dall'invito del calendarioRiunioni online programmateUn notetaker indicato con il nome nell'elenco dei partecipantiOtter Notetaker, Fireflies Notetaker, Fathom Notetaker
Software su telefono o computerRegistra l'audio sul tuo dispositivo, oppure trascrive un file che carichiRiunioni online in cui un bot non è gradito, conversazioni al telefono, registrazioni che hai giàNessun bot entra nella chiamata per impostazione predefinitaGranola, Krisp, Fireflies Take Notes, importazione file di Otter, caricamento nell'app Comu
Registratore hardwareUn dispositivo dedicato con microfoni propri registra la stanza. Comu Action Pro registra anche una telefonata quando è attaccato al telefonoRiunioni di persona, interviste, telefonateUn piccolo dispositivo sul tavolo o sul telefonoComu Action Pro, Comu Note Pro, Plaud, Pocket

Diversi fornitori compaiono in più di una riga. Fireflies offre un bot e una modalità Take Notes senza bot, e Fathom offre un bot, la cattura senza bot su Mac e un'app per iOS per le conversazioni di persona. Per passare subito a una raccomandazione per situazione, usa la tabella decisionale qui sotto, oppure vai a come Comu AI copre la stanza e il caricamento di file.

Bot per riunioni che entrano nelle tue chiamate

Un bot per riunioni è un notetaker AI che entra nella videochiamata come partecipante a sé stante. Colleghi il calendario, e il bot entra negli eventi che hanno un link Zoom, Google Meet o Microsoft Teams. Otter Notetaker funziona così ed entra come partecipante ospite visibile a tutti i presenti. Puoi anche mandarlo a una riunione a cui non puoi partecipare e leggere gli appunti dopo.

I bot si guadagnano il posto nelle riunioni online programmate. Nessuno deve premere registra, e puoi mandare il bot a una riunione a cui non puoi partecipare. Il bot Notetaker di Fireflies produce anche le etichette degli interlocutori, salva l'audio o il video e supporta Sales Assist, che la sua modalità senza bot non supporta.

I compromessi derivano dalla progettazione. Il bot è visibile, quindi tutti sanno che è presente uno strumento di registrazione. Alcune organizzazioni limitano i partecipanti ospiti, e se Otter Notetaker non riesce a entrare, chiedi all'amministratore IT se le impostazioni della piattaforma di riunione consentono i partecipanti ospiti. Un bot raggiunge inoltre solo le piattaforme che supporta. In Fireflies il bot non funziona nelle chiamate in cui non può entrare, come le telefonate e le conversazioni di persona.

App AI per prendere appunti su telefono o computer

Un'app AI per prendere appunti cattura l'audio sul tuo dispositivo e non richiede alcun bot nella chiamata. Granola usa l'audio del tuo computer, quindi non invita un bot, e gira su macOS, Windows, iOS e Android con Zoom, Google Meet, Teams e altre app di riunione. Krisp lavora a livello audio sul tuo dispositivo, con un bot facoltativo per piattaforme come Zoom, dove il bot compare come partecipante per rendere più trasparente la gestione del consenso. L'app Desktop di Otter registra senza bot. Fathom cattura senza bot su Mac, con il supporto per Windows in arrivo, e la sua app per iOS cattura le conversazioni di persona.

In Fireflies, la modalità Take Notes senza bot cattura l'audio di sistema del tuo dispositivo, funziona nelle telefonate e nelle conversazioni di persona e produce una trascrizione e degli appunti. Etichetta gli interlocutori come Speaker 1 e Speaker 2 e non salva né audio né video. Fathom mantiene l'attribuzione degli interlocutori nella sua cattura senza bot. Due prodotti dello stesso tipo possono comportarsi in modo diverso, quindi prova la modalità che intendi usare.

Lo stesso tipo comprende il caricamento di file. Se una registrazione esiste già, uno strumento basato sul caricamento la trascrive a posteriori. Otter importa file audio e video fino a 5 GB ciascuno, tra cui MP3, M4A (con Memo vocali di Apple), WAV, MP4 e diversi altri formati, e i minuti importati rientrano nei limiti di trascrizione del piano. Il caricamento è adatto a podcast, interviste registrate su un altro dispositivo e riunioni catturate da qualcun altro. Non è adatto a una conversazione che vuoi trascrivere dal vivo.

Registratori hardware per riunioni di persona e telefonate

Un registratore hardware è un piccolo dispositivo con microfoni propri. Premi un pulsante, registra, e la registrazione si sincronizza con un'app sul telefono. I microfoni sono posizionati per captare una stanza, quindi il dispositivo sta su un tavolo e copre più interlocutori senza un laptop aperto.

Il tipo è adatto alle conversazioni che il software non può raggiungere: riunioni di persona, interviste, sopralluoghi e telefonate. Il dispositivo lascia inoltre libero il telefono per altro lavoro durante una registrazione. Il piano gratuito Starter di Plaud include 300 minuti di trascrizione al mese, e i suoi piani a pagamento includono 1.200 minuti o minuti illimitati. Pocket si attacca al telefono con MagSafe.

Per un confronto più ravvicinato tra quattro registratori, leggi come scegliere un note taker AI: guida a quattro dispositivi.

Mi serve un note taker AI senza bot o va bene un bot per riunioni?

Un bot per riunioni va bene per le riunioni online programmate in cui tutti se lo aspettano. Uno strumento senza bot è adatto alle riunioni in cui un partecipante in più non è gradito e alle conversazioni che avvengono fuori dalla piattaforma video. Fireflies mette entrambe le modalità in un unico prodotto, il che rende concreto il compromesso.

Cosa ottieni in FirefliesBot NotetakerTake Notes (senza bot)
Entra nella chiamata come partecipante visibileSìNo
Etichette degli interlocutoriSìNo, mostrati come Speaker 1 e Speaker 2
Trascrizione e appuntiSìSì
Audio o video salvatoSìNo
Funziona nelle telefonate e nelle conversazioni di personaNoSì
Messaggio di consenso audio e filigrana "AI Taking Notes" sulla videocameraNoSì, quando è attivato

Il bot ti dà una registrazione più ricca sulle piattaforme supportate. La modalità senza bot ti dà portata e un'impronta più leggera. Altri strumenti collocano il confine in modo diverso: Fathom mantiene l'attribuzione degli interlocutori nella cattura senza bot, e Krisp cattura senza bot per impostazione predefinita e offre un bot facoltativo per Zoom che rende più trasparente la gestione del consenso.

Senza bot non significa senza avviso. La modalità senza bot di Fireflies offre un messaggio di consenso audio, una filigrana sulla videocamera con la scritta "AI Taking Notes" e, su macOS, un messaggio in chat. Qualunque tipo tu scelga, avvisa i partecipanti prima di registrare.

Come scegliere un note taker AI: sette verifiche

Esegui queste verifiche in ordine. Le prime due di solito decidono il tipo, le altre decidono il prodotto.

1. Dove avvengono le tue conversazioni?

Elenca le ultime dieci conversazioni per cui ti servivano appunti. Conta quante erano videochiamate programmate, quante si sono svolte in una stanza, quante erano telefonate e quante sono registrazioni che hai già. Una settimana dominata dalle videochiamate indica un bot o un'app senza bot. Una settimana di sopralluoghi, interviste e stanze dei clienti indica un registratore. Una pila di file esistenti indica uno strumento di caricamento.

2. Un bot va bene per le persone presenti alla riunione?

Clienti, pazienti e candidati potrebbero non gradire un bot, e alcune organizzazioni limitano i partecipanti ospiti. Se incontri spesso soggetti esterni, scegli un tipo che non richiede un partecipante in più. Se ogni chiamata è interna e il team si aspetta già un notetaker, un bot fa risparmiare fatica.

3. Quante lingue copre?

Il numero di lingue varia da strumento a strumento e a volte da funzione a funzione. Comu copre 113 lingue per la trascrizione, la traduzione in tempo reale e i riassunti su Starter, Premium ed Elite. Krisp trascrive le riunioni in 17 lingue in tempo reale. Controlla se il numero vale per la trascrizione dal vivo, per i file caricati o per i riassunti, e prova la tua lingua con una breve registrazione.

4. Etichetta chi ha detto cosa?

Le etichette degli interlocutori trasformano un muro di testo in una conversazione che puoi scorrere. Verifica che la modalità di cattura che intendi usare le mantenga, perché lo stesso prodotto può differire da una modalità all'altra, come mostra la tabella di Fireflies. Comu include il riconoscimento degli interlocutori nell'app su Starter, Premium ed Elite, su entrambi i dispositivi.

5. Che fine fanno le attività da svolgere?

Un elenco di attività da svolgere serve solo se arriva dove lavori. Fathom sincronizza riassunti e attività da svolgere con strumenti come Slack, HubSpot, Salesforce, Notion e Asana. Comu si collega a Gmail, Outlook, Google Calendar, Outlook Calendar, Google Tasks, Microsoft To Do e Slack, e supporta Zapier. Scegli lo strumento le cui integrazioni corrispondono al tuo gestore di attività e al tuo calendario.

6. Quali sono i limiti del piano?

I piani gratuiti differiscono per minuti, per durata di una singola registrazione e per numero di file che puoi caricare. Questi esempi mostrano quanto siano distanti i numeri.

PianoCosa include
Comu Starter (incluso con il dispositivo)Trascrizione in tempo reale illimitata
Account gratuito Comu senza dispositivoTranscript and summary of uploaded audio
Otter Basic (gratuito)300 minuti di trascrizione al mese, 30 minuti per conversazione, 3 importazioni di file in tutto
Otter Pro1.200 minuti di trascrizione al mese, 90 minuti per conversazione, 10 importazioni di file al mese
Plaud Starter (gratuito)300 minuti di trascrizione al mese
Plaud Pro1.200 minuti di trascrizione al mese

I dati di Otter e Plaud sono stati verificati il 12 novembre 2026. I dati di Comu risalgono al 26 e 27 ottobre 2026. Somma i minuti di registrazione mensili prima di confrontare, e controlla il limite per singola registrazione se le tue riunioni sono lunghe.

7. Come gestisce privacy, addestramento e consenso?

Tre domande coprono la privacy.

Primo, cosa fa l'azienda con le tue registrazioni? Leggi la sua politica su archiviazione, cancellazione e addestramento dei modelli. Krisp dichiara che nessun dato vocale è visibile ai server di Krisp e che è conforme al GDPR e certificata SOC 2 Type II. Comu è conforme a GDPR, HIPAA e SOC 2 (confermato il 2 novembre 2026), cifra i file, non vende i dati a terzi e non usa i dati per addestrare l'AI, e puoi eliminare una registrazione o l'intero account nell'app. Per la questione dell'addestramento tra i vari fornitori, leggi i note taker AI si addestrano sulle tue registrazioni e come rinunciare. Per i registratori che hanno certificazioni di conformità, leggi quali registratori vocali AI sono conformi a GDPR e SOC 2.

Secondo, come vengono informati i partecipanti? Un bot si annuncia nell'elenco dei partecipanti. Uno strumento senza bot richiede un avviso deliberato: una frase pronunciata all'inizio, un messaggio in chat o il messaggio di consenso integrato del fornitore.

Terzo, cosa richiede la legge? La legge federale statunitense consente di registrare una conversazione quando ne sei parte o quando una delle parti ha dato il consenso preventivo, a meno che la registrazione non sia fatta per commettere un reato o un illecito civile (18 U.S.C. § 2511(2)(d)). La sezione 632 del California Penal Code richiede il consenso di tutte le parti per registrare una comunicazione riservata. Le regole cambiano da stato a stato e da situazione a situazione. I dettagli sono in un note taker AI è legale e in registratore in sala o bot per riunioni: quando ciascuno è consentito al lavoro.

Se la risposta è un registratore o un'app per il caricamento di file, vai a come Comu AI gestisce la stanza e il caricamento di file.

Quale tipo di note taker AI fa per la tua situazione?

Parti dalla situazione, poi leggi in orizzontale fino al tipo.

La tua situazioneTipo da sceglierePerché
Chiamate programmate su Zoom, Google Meet o Teams con un teamBot per riunioniEntra dal calendario e funziona senza che tu prema nulla
Chiamate con clienti o candidati in cui un bot cambierebbe l'atmosferaSoftware sul tuo computer, senza botNulla entra nella chiamata, e avvisi i partecipanti prima di registrare
Riunioni di persona, interviste e sopralluoghiRegistratore hardwareI suoi microfoni coprono la stanza e il tuo laptop resta chiuso
TelefonateRegistratore hardware attaccato al telefonoComu Action Pro registra la chiamata con il suo microfono a conduzione ossea quando è attaccato al telefono
Registrazioni che hai già, come podcast o audio esportatoSoftware con caricamento di fileTrascrive il file a posteriori
Una riunione Teams in cui non vuoi una registrazione né una trascrizioneMicrosoft Teams Copilot solo durante la riunioneCopilot può generare appunti e attività dal vivo senza registrazione né trascrizione attivate
Uso leggero senza costiUn piano gratuitoOtter Basic e Plaud Starter includono ciascuno 300 minuti di trascrizione al mese, e Comu Starter include la trascrizione in tempo reale illimitata
Una settimana mista di videochiamate e stanzeUn bot o un'app più un registratoreOgni tipo copre le conversazioni che l'altro non può raggiungere

L'ultima riga è frequente. Un bot copre le videochiamate programmate e un registratore copre ciò che avviene di persona, quindi i due non si sovrappongono.

Per approfondire le riunioni di persona, leggi notetaker AI per riunioni di persona. Per le videochiamate in particolare, leggi come registrare le riunioni di Google Meet e Microsoft Teams. Per la categoria dei registratori al di là delle funzioni AI, leggi come scegliere il miglior registratore vocale nel 2026.

Copilot di Microsoft Teams può prendere appunti o serve un note taker AI a parte?

Copilot in Teams può generare appunti e un elenco di attività durante una riunione dal vivo, e le altre persone nella riunione non possono vedere la tua conversazione con Copilot. La trascrizione non parte automaticamente quando attivi Copilot. Per rivolgere richieste a Copilot o per leggere la sua conversazione dopo la fine della riunione, la trascrizione dal vivo deve essere attiva. A seconda dei criteri di conservazione di Microsoft Purview dell'organizzazione, le richieste e le risposte di Copilot durante le riunioni possono essere conservate anche quando registrazione e trascrizione sono disattivate.

Un note taker AI a parte aggiunge cose diverse. Un bot per riunioni come Otter Notetaker entra in Teams come partecipante ospite, quindi le impostazioni della piattaforma di riunione dell'organizzazione devono consentire gli ospiti. Un'app senza bot come Granola funziona con Teams tramite l'audio del tuo dispositivo e non aggiunge alcun partecipante alla chiamata. Un registratore copre la conversazione di persona attorno alla chiamata.

Lascia che Comu AI registri la stanza o trascriva un file caricato

Comu funziona come registratore hardware e come software per l'audio caricato, e nessuna delle due strade richiede un bot nella chiamata.

Hardware Comu: registrazione senza bot nella stanza e nelle chiamate

Comu Note Pro e Comu Action Pro condividono la stessa app, e le funzioni software sono le stesse su entrambi. La differenza è l'hardware. Comu Note Pro è spesso 3,1 mm e pesa 27,6 g, con due microfoni MEMS e un microfono a conduzione ossea, 5 m di captazione in ambienti chiusi e 45 ore di registrazione continua. Comu Action Pro pesa 51,5 g, ha sei microfoni tra cui un microfono a conduzione ossea, 7 m di captazione in ambienti chiusi e 70 ore di registrazione continua. Comu Note Pro costa 139,99 € e Comu Action Pro costa 179,99 € (verificato il 6 novembre 2026).

Comu Action Pro registra anche le telefonate. Il suo microfono a conduzione ossea registra la chiamata quando il dispositivo è attaccato al telefono.

Il piano incluso con il dispositivo (Starter) comprende:

  • Trascrizione in tempo reale illimitata in 113 lingue
  • Riconoscimento degli interlocutori
  • Riassunti di base illimitati
  • Actions, che estraggono le attività con il responsabile, la decisione e la scadenza
  • Comu AI, a cui puoi fare domande sulle tue registrazioni e che scrive le email di follow-up
  • Oltre 30 modelli di riassunto per attività come vendite, assicurazioni, legale, medicina e giornalismo

Su Starter tocchi per trascrivere e riassumere una registrazione. Premium ed Elite lo fanno in automatico, e aggiungono un vocabolario personalizzato, Meeting Prep e la traduzione illimitata. Gli abbonamenti si acquistano nell'app Comu.

Solo software Comu: abbonati nell'app e carica l'audio

Comu funziona anche senza dispositivo. Una persona può abbonarsi nell'app Comu senza acquistare l'hardware e caricare file audio, che Comu trascrive e riassume. Comu accetta file MP4 fino a 500 MB.

Le condizioni del piano senza dispositivo sono nell'app Comu.

Puoi leggere le specifiche sulla pagina di Comu Action Pro e sulla pagina di Comu Note Pro.

Domande frequenti sui note taker AI

Quale note taker AI devo scegliere?

Scegli il tipo che corrisponde a dove avvengono le tue conversazioni: un bot per le videochiamate programmate, un'app senza bot per le chiamate in cui un bot non è gradito, un registratore per stanze e telefonate, uno strumento di caricamento per i file esistenti.

Un note taker AI può funzionare senza entrare nella mia riunione?

Sì. Le app senza bot come Granola e Krisp catturano l'audio sul tuo dispositivo, e un registratore cattura la stanza con i suoi microfoni. Anche Fireflies, Fathom e Otter offrono una modalità senza bot accanto ai loro bot.

Un note taker AI può registrare le riunioni di persona?

Sì. L'app per iOS di Fathom cattura le conversazioni di persona, e i registratori hardware sono pensati per un tavolo al centro di una stanza. Comu Action Pro copre 7 m di captazione in ambienti chiusi con sei microfoni, e Comu Note Pro ne copre 5.

Posso caricare una registrazione esistente su un note taker AI?

Sì. Otter importa file audio e video fino a 5 GB ciascuno, e i minuti rientrano nel tuo piano. Gli utenti dell'app Comu con un account gratuito o un abbonamento possono caricare file audio, compresi file MP4 fino a 500 MB, per la trascrizione e i riassunti senza possedere un dispositivo.

I note taker AI funzionano nelle telefonate?

Alcuni sì. La modalità Take Notes senza bot di Fireflies funziona nelle telefonate, e Comu Action Pro registra una telefonata con il suo microfono a conduzione ossea quando è attaccato al telefono. I bot per riunioni funzionano solo sulle piattaforme video in cui possono entrare.

Esiste un note taker AI gratuito?

Sì. Il piano Starter incluso con un dispositivo Comu comprende la trascrizione in tempo reale illimitata. Otter Basic è gratuito con 300 minuti di trascrizione al mese e 30 minuti per conversazione, e il piano Starter di Plaud ha 300 minuti al mese.

I note taker AI si addestrano sulle mie registrazioni?

Comu non usa i tuoi dati per addestrare l'AI e non li vende a terzi. Gli altri fornitori stabiliscono le proprie politiche, quindi leggi la politica sui dati prima di registrare. Il confronto completo è in i note taker AI si addestrano sulle tue registrazioni e come rinunciare.

È legale usare un note taker AI?

La legge federale statunitense consente di registrare una conversazione di cui fai parte, a meno che la registrazione non sia fatta per commettere un reato o un illecito civile. La sezione 632 del California Penal Code richiede il consenso di tutte le parti per registrare una comunicazione riservata, quindi chiedi il consenso a tutti quelli che registri. Le regole e gli esempi sono in un note taker AI è legale.

Fonti

Verificato il 12 novembre 2026, salvo diversa indicazione.

  1. Fireflies Knowledge Base: Bot vs. No Bot: Which Capture Am I Using?
  2. Otter Help Center: Otter Notetaker Overview e Import an audio or video file; Otter pricing
  3. Home page di Granola
  4. Krisp AI Meeting Assistant
  5. Fathom: AI notetaker overview and FAQ
  6. Microsoft Support: Use Copilot without transcribing or recording a Teams meeting or call
  7. Home page di Plaud e home page di Pocket
  8. 18 U.S.C. § 2511, Legal Information Institute e California Penal Code section 632
  9. Store Comu per i prezzi dei dispositivi (6 novembre 2026)